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リモートワークの救世主!?仮想オフィス(バーチャルオフィス)を実際に導入してみてわかったリアルオフィスとの住み分け

コロナ禍でリモートワークについてこんな疑問をお持ちの方は多いのではないでしょうか?
・IT業界のコロナ禍での働き方はどうすべきか?
・仮想オフィス(バーチャルオフィス)って最近聞くけど、実際どうなのか?
・結局リアルオフィスはいるのか?

上記のような疑問を持ってる方に読んでいただきたい記事となっております!

今回の記事を読めばこれがわかる!

☑️ IT企業の働き方は部署に関係なく基本はリモートワークで問題ない
☑️ 仮想オフィス(バーチャルオフィス)の価値と特徴
☑️ リアルオフィス×仮想オフィス = 新時代の働き方

この記事を書いている私は、実際に8月より勤務日は終日仮想オフィスを使用しております。日本に滞在しながら、オフショア開発で主な業務はベトナムとやりとりすることが多い私が、今回、仮想オフィスを導入した弊社Enlyt代表ホアンに仮想オフィスに着目した理由や今後の働き方のインタビューを元に記事を執筆しました。

簡単な代表ホアンのプロフィール:
名前: Truong Dinh Hoang(チュオン・ディン・ホアン)
年齢: 40歳(1980年生まれ) 
国籍: ベトナム(日本永住権保持者)
出身地: フエ市(19-20世紀にかけて存在した阮朝の首都に定められていたベトナム中部の都市)
学歴: ベトナムと日本の大学でコンピュータ・サイエンスと日本語を専攻

詳しくは、【社長インタビュー】スタートアップとポストコロナ〜VUCA時代における不安との付き合い方〜をチェックしてみてください。
仮想オフィスの導入を検討している企業や、経営者の方の参考になればと思います。

IT企業の働き方は部署に関係なく基本はリモートワークで問題ない 

おそらくIT企業にお勤めの方はIT企業の働き方は部署に関係なく、基本リモートワークで成り立つという考えに賛同していただけるのではないかと思います。

そう言えるのも、代表のホアン自身の働き方もコロナの前後で何ら変わっておらず、Enlyt自体も開発拠点がベトナムのダナンにあり、オフショア開発を謳っていたことから、コロナ前よりリモートワークが当たり前だったことにあります。Zoom・GoogleMeetなどのweb会議ツールや社内コミュニケーションではSlackを使用することが日常茶飯事でリモートワークが実務に大きな影響を与えることはありませんでした。実際に、トルコで海外リモートワークをした社員もいます。詳しく知りたい方は【実録】海外リモートワーク|トルコでリモートワークしてみて分かったメリット・デメリットを読んでみてください。

Enlytのようなマイノリティな企業がある一方で、コロナ禍になり、働き方が変わったIT企業の方が多いと思います。2020年3月13日の1度目の緊急事態宣言発出により「リモートワークでは無理がある」と考えていた企業でも、リモートワークをせざるを得ない状況下になり、創意工夫をして働く環境を整える努力を重ねてきていると思います。

そのような社会的なリモートワーク推奨の背景もあり、コロナ禍で実感したというリモートワークでの気づきは大きく2つありました。
・社外コミュニケーション・商談はZoomやGoogleMeetを使うことのメリットが大きい
・社内コミュニケーションもやり方次第で社員のモチベーション維持や情報共有は十二分に可能

普段からweb会議ツールを使用しながらのリモートワークを行う方の「あるある」とも言えるので、仮想オフィスについては「仮想オフィスの価値と特徴」まで飛ばしていただければと思います。

社外コミュニケーション:ZoomやGoogleMeetを使うことのメリットが大きい

代表のホアンは普段より商談を行うことが多く、主にweb会議ツールとしては、ZoomやGoogleMeetを使用しています。社外(クライアントやアドバイザーなどとの)コミュニケーションでweb会議ツールを使用するメリットは大きいと話しています。

例えば、移動時間短縮で1日の商談回数が増やせたり、会議室の準備に時間をかける必要がなく、もてなす・もてなしを受ける上下関係の概念がないなど、web会議ツールを使用するようになったからこそ、コロナ前の常識の中の無駄を省くことができています。

社内コミュニケーション:やり方次第で社員のモチベーション維持や情報共有は十二分に可能

コロナ以前からリモートワーク行っていたEnlytでは社内のコミュニケーションで特に浮き彫りになっている大きな問題点はありません。

その理由として、下記2つが特徴的と考えています。
・社員一人一人がやらないといけないことの共有・振り返りができている
・リモートでもできる社内イベントでモチベーションを維持させる

Enlytでは、アジャイル開発の手法をとっており、毎週基本的に自分が行なったタスクの振り返りと次行うタスクのプラン立てを行います。その内容をミーティング内で共有するため、リモートワークあるあるの、サボる・何をしているかわからないという状態を回避することができています。

また、リモートできる社内イベントを行うことで、社員のモチベーションの維持ができています。自分のリモートワーク環境をSNSに投稿してもらい、「いいね!」数が一番多かった社員に賞金を贈呈するといった内容です。積極的に個人が発信することによって会社にとっては広報活動にもなり、企業イメージやブランディングにも関わってくるため、まさに一石二鳥です。

このように、Enlytとシステム開発拠点のダナンでは、リモートワークをしながらコロナ禍という状況も逆手にとることで、現状手掛けているプロジェクトは円滑に進んでおり、新しく着手する開発案件も増えています。

web会議ツールで補えない懸念点

とは言いながら、web会議ツールを使用したリモートワークではやはり補えない部分が存在するのは認識しており、例えば下記のようなことはよくあるのではないでしょうか?
・業務以外に気軽に雑談できる空間と場面が生まれない
・日々の存在感が見えないので一緒に働いている感覚が薄くなる
・相手の空気感・悩み・モチベーションなどを感じ取りにくい

そこでホアンは、補えない部分を新たなツール=仮想オフィスの使用で解消できないかと考えました。そうすることで、リモートワークでもオフィスに出勤し一緒に働いている感覚を表現でき、さらに生産性を上げることが可能性を見出すことができればビジネスの拡大ができるとも思いました。

しかしながら、導入を検討し始めた2020年9月当初、Enlytが希望するような仮想オフィスツールは世の中にリリースされていませんでした。そこで、システム開発を手掛けるEnlytは、上記であげた課題を自分たちの手で解決しようという思い立ち、1から仮想オフィスを製作してみることにしました。その自社開発した仮想オフィスツールToday.lyをEnlytと開発拠点のダナンで実際に導入してみましたので、次に簡単にご紹介したいと思います。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)の価値と特徴

導入した自社開発Today.lyの仮想オフィスツールのインターフェイス

今回の仮想オフィスツールToday.lyの導入にあたり、押さえておくポイントは3つあります。
・なぜ仮想オフィスなのか?
・仮想オフィスの特徴2つ
・今後仮想オフィスが認知されていくためには?

ホアンのインタビューを通して、実際にEnlytが現状の仮想オフィスを全社で導入するにあたった経緯や、導入した感想を良くも悪くも詳しく述べていきたいと思います。

なぜ仮想オフィスなのか?

仮想オフィスを導入して得られる価値は、圧倒的な「安心感」です。仮想オフィスは、リモートワークでの「何気ないコミュニケーション(雑談)の少なさ」=「寂しさ」を補えるよう設計されています。それはZoomやGoogleMeet、Skypeなどの会議ツールでは解決が難しいとされている課題です。

というのも、web会議ツールの大きな課題は、目的がないと話す機会を設けないということです。web会議ツールを使用して会話をする以上、目的に沿ったトピックを決められた時間内に話終える必要があるという、制限付きの会話をせざるを得なくなります。リモートワークでは、不必要な会話(雑談)をする場が提供される機会は、ほぼありません。そうなると、社内では2つの視点で不安要素が出てきたといいます。

1つ目:管理職・マネジメント側の不安要素
管理側からすれば、作業の進捗具合や仕事量は適切なのか?サボっているのか?サボっていないのか?ストレスを抱えていないか?など部下や周りの社員に対しての不安要素があります。出社をして顔を合わせれば目で見てわかる社員の様子も、何気ない雑談の中のヒントも、制限付きの会話の中での発見は難易度が高くなります。

2つ目:一般社員の不安要素
一方で一般社員からすれば、常に自宅で作業を行うことから、会社で勤務している感覚が麻痺してくるということが挙げられます。誰かと会議の目的以外のトピックも喋らなければならないという義務化でもしない限り、出社するとできる簡単な雑談もweb会議ツールでは難しくなります。

この2つの不安要素が長期的に「寂しい」という感情に繋がってしまい、モチベーション維持の難しさに関わってきます。
この2つの不安要素を埋めて「安心感」をくれるのが仮想オフィスの価値でした。

仮想オフィスの特徴3つ

では具体的に仮想オフィスが「安心感」をくれる特徴を3つ紹介します。

①誰がMTGをしているのか移動しているのかが一目でわかる
仮想オフィス内では、自分のアイコンを会議室や分けられているワークスペースに移動させることで簡単にそのワークスペースにいるメンバーで会話ができます。まさに出社して、会議室やリフレッシュルームに移動・入室するようなイメージです。オフィス内にいる社員からはどのメンバーが会議をしていて、どの会議室を使用しているかということが一目で分かります。そのため、社員が働いているかどうか?という不安に関しては、会議室を移動しているか?を確認することで、少なくともweb会議ツール・チャットコミュニケーションツールでは得られない「安心感」があります。

②簡単に「雑談」ができるインターフェイス
仮想オフィスは気軽に話せるインターフェイスになっており、オフィスにログインし、同じワークスペースにいる間は、気軽に話すことができます。もちろんミュートにしたいときはミュートにできる機能もあります。雑談を含め、web会議ツールをわざわざ起動させる必要もない細かい確認事項や共有事項や、チャットなどでタイピングが煩わしい話題なども手軽に素早く済ませることもできます。そういった細かい会話の積み重ねが「安心感」の素につながっています。

③仮想オフィス内でweb会議も可能
Today.lyの場合、160席×5階層分あるワークスペース以外に複数のミーティングルームが用意されています。ミーティングルームをクリックするだけで、web会議を開始することができるため、他web会議ツールと比較すると、少し面倒な会議参加メンバーへのURLの共有や、スケジュールの設定などが必要がありません。急な会議の設定が必要な場合でも「会議室Aでしましょう。」というように1クリックで会議が開始できるため、web会議URLが間違っていたとか、どのツールで会議をするのか?など迷う必要もなく、「安心感」が感じられます。

今後仮想オフィスが認知されていくためには?

「安心感」を提供してくれる一方で、仮想オフィスにも課題があります。

web会議ツールとは違い、運用方法が確立・認知されていないということです。

ミーティングをスケジュール設定して、決められた時間でトピックを話すのではなく、「オフィスにいる」状態になるため、他の社員の邪魔にならないように雑談をする、集中したい時間は邪魔をしないなど、社員それぞれの性格・働き方を尊重した運用方法を策定する必要があります。

また、社員が仮想オフィスに「出社」する必要があるため、勤務開始時に同じwebページにアクセスさせる必要があるということも導入する際の懸念点です。

この2点に関しては、先駆けて導入している弊社でも便利さを感じながらも、世間的にもまだ正解がないため、今まさに全社でベストプラクティスを探しているところです。さらにはベストプラクティスを見つけた後もweb会議ツールのように世間の認知を広げていく必要があります。特に、新しいサービスやツールの使用に難色を示す人口の割合が高い日本では、時間がかかるのではないかと推測しています。

仮想オフィスを実際に使用した感想・疑問等あれば、ぜひEnlytのTwitterなどでご意見伺えればと思います。

リアルオフィス×仮想オフィス = 新時代の働き方

仮想オフィスを導入してみて、コロナ後の新時代の働き方はハイブリットワーク(リアルオフィスと仮想オフィスの組み合わせ)が良いのではないかと考えています。

というのも、理由は下記3つで、それぞれ詳しく解説していきます。
・リアルオフィスの需要がなくなることはない
・人の温かみは直接会うと感じやすいが、一定の距離感は必要
・フレキシブルな働き方を社員が選べる風潮はさらに浸透する

リアルオフィスの需要がなくなることはない

リアルオフィスに出社するというニーズはなくなることはないと予想しています。というのも、出社するということは大きく2つの事象があると考えます。

①出社はある種の「楽しみ」となりうる
出社する際、ワクワク・ウキウキする感覚は味わったことがないでしょうか?
例えば、
好きな服をきて出社して同僚から「その服素敵だね」と褒めてもらえた
気になる人がオフィスにいて顔が見える
など、ちょっとした出来事でも気分が上がることがあると思います。
こういった出社するワクワク感は仮想オフィスではまだ補うことができないポイントです。

②自宅の働く環境が整っていない
在宅勤務をするには、自宅の環境が整っていなかったりする場合もまだまだ多く見受けられます。例えば、自宅のwi-fiの調子がよくない、エアコンの効きが悪い、ワーキングデスクがない、などよく耳にします。今までであれば、自宅で終日勤務をすることを前提に環境を整える必要がなく、リアルオフィスに出社すれば働く環境が整っているから、不便を感じることがなかったという背景があるようです。

人の温かみは直接会うと感じやすいが、一定の距離感は必要

人の温かみは画面越しでは感じることが難しく、安心感や、信頼を得るには時間がかかります。
例えば、テレビや雑誌で見ている芸能人を、実際に町で見かけた際のオーラや独特の空気感は特別なものがありますよね?
同様に、仮想オフィスを含め、普段画面越しにやりとりしている相手も、対面で会ってみて初めてわかることは多々あると思います。実際に画面越しでは、相手の身長もわからなければ、普段の服装もイマイチ分かりにくいですよね。
一方で、環境に左右されず、マイペースに働きたいという社員ももちろんいるため、バランスをとるためにも、組織としては、ある程度の距離感が必要と考えています。
分かりやすい例で言うと、長年いい関係性を保持している夫婦を想像してもらえれば簡単です。ずっと一緒にいるより、適度な温度感や距離感を保つことで、お互いに慣れる感覚を少なくしています。
同様に、働く環境でも、毎日同じ人と同じ空間で会っていると誰しもが慣れてしまうため、「緩み」や「油断」が生まれます。そうするとサボりたくなったり、怠惰な気持ちが生まれたり、結果として組織の統率が取れず、生産性が下がってしまう原因になります。
そのバランスが上手く取るためにも仮想オフィスとリアルオフィスを組み合わせは、適度な温度感・距離感を保つことに一役買ってくれるだろうと考えています。

フレキシブルな働き方を社員が選べる風潮はさらに浸透する

3つ目にコロナが落ち着いた後も世界中で新しい働き方が浸透し、フレキシブルな働き方を社員が選べるようになることが容易に想像できます。
コロナ前のように大きなオフィスを構え、オフィスの環境を整えた上で社員に出社をしてもらうのではなく、仮想オフィスとリアルオフィスの両方をうまく利用し、社員自身が「出社するのか?」「リモートワークをするのか?」を選択できるようになれば、会社全体として成長が見込めると考えています。そしてコスト削減にも繋がります。
また、フレキシブルな働き方ができることは、企業のグローバル化のさらなる加速にもつながっていくと予想できます。日本の場合は、特に高齢化が進んで海外人材を雇用することも増えてきています。仮想オフィスとリアルオフィスの両方を使用した働く環境を築くことができれば、優秀な人材を世界中から雇うことができ、ビジネス拡大も期待できるでしょう。
ここまで読んだ人の中には、「とはいえ、仮想オフィスの導入は大変そうだし、わざわざ手をかけてハイブリッドワークにしなくても問題なさそう」と思われる人の意見にも共感できます。
しかしながら、働き方は確実に多様化しており、アドレスホッパーやサテライトオフィスで働く社員、増加していくことは予測できます。それに順応でき、なおかつ、生産性向上を目的とした社内の人間関係をスムーズに構築させるためにも仮想オフィスとリアルオフィスのハイブリッドワークはあってしかるべきと考えます。
Enlytでも完全に仮想オフィスとリアルオフィスのハイブリットワークへ移行するにはまだ時間がかかり、そのための体制を整える必要もあるのですが、人と直接会う=特別感があると感じる以上、ハイブリッドワークは理にかなっている働き方ではないかと結論づけています。

まとめ

今回の代表ホアンへのインタビューや、実際に仮想オフィスを使用してみた感想としては、web会議ツールのみの場合より、楽しく日々の業務ができていると感じます。リモートワークでの社員の管理の難しさや、小規模な会話の不便さを解決できていると感じていることは大きな要員です。もちろんもっと生産性の良い運用方法もあると思いますが、今後探していければ良いと考えます。

また、毎日在宅をする慣れも、毎日出社しないといけない慣れもリアルオフィスと仮想オフィスの組み合わさることで解消され、新しい働き方の一つとして、仮想オフィスが拡散されることを願っています。

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