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海外拠点とのコミュニケーションがスムーズに!オフショア開発ディレクターが仮想オフィスを使ってみた

オフショア開発では海外に開発拠点があるため、物理的にチーム全員が同じ場所に揃うことがありません。コロナ禍にかかわらず、こんな悩みをお持ちの方は多いのではないでしょうか?
・海外に住んでいるメンバーとのコミュニケーションロス
・チームで動いている感覚を得られない
・言語の壁があり、話を誤解していないか常に心配
上記のような疑問や不安に対して、仮想オフィス・バーチャルオフィスを用いた解決法をご紹介します。

この記事で取り上げるバーチャルオフィスの特徴

☑️  一緒のオフィスにいるかのようにすぐ集まれる
☑️  すぐ話しかけられるから、雑談や相談ごとが気軽にできる
☑️  文字起こしツールを入れられるので、英語でのMTGが楽に

この記事の筆者は日本在住のプロダクトマネージャーです。WEBサービスの開発をベトナムのオフショア開発チームと共に行っています。チームとの連絡を数ヶ月ほど仮想オフィスに実施した経験を元に記事を執筆しています。

一緒のオフィスにいるかのようにすぐ集まれる

仮想オフィスは、現実世界に存在するオフィスを想定して作られたツールです。
全員が集まって仕事をしているフロアと、MTGのために一時的に集まれる会議室、休憩時に雑談ができる喫茶スペースなどがオンライン上に用意されています。
ZOOMやGoogle Meetsは話すために毎回スペースを作りますが、仮想オフィスは用途に合わせて用意されている場所に集まるイメージです。

仮想オフィスのメリットは、集まるハードルがとても低いことです。
ZOOM等を使う場合、いざMTGをしようとするとスペースを作り、招待を送り、参加する側はツールを起動し…など、参加者が集まるまでに作業がいくつも必要になります。集まるまでに時間と労力が必要なので、なかなかライトに集まる空気にはなりません。
一方、仮想オフィスはすぐに集まることができます。集まる場所は常に存在しているので、集まるまでにやるべきことは「この部屋で話そう」と周知をし、部屋へ移動するだけです。
現実世界のオフィスでも、座っている数人に声をかけて、空いているスペースに移動してちょっとした会議をすることができました。それがオンライン上でできるようになっているのです。
また、メンバーが集まれる状態にあるかも確認しやすくできます。

例えば弊社では以下のルールにしてあります。
・基本的に業務時間はフロアにログインしておく
・会議をするときは会議室に移動する
・集中して作業をするときは作業部屋に移動する
・雑談をするときは喫茶スペースに移動する
・業務から離れているときはオフラインにする
このルールを徹底していると、ある程度話しかけられるメンバーが視覚的に分かるようになります。

現実世界のオフィスでは、席で作業をしているメンバーを見ることができます。「今話せますか?」と話しかけ、そのまま相談をすることも可能です。それと同じことが、仮想オフィスではできるのです。

すぐに集まることができるので、こまめにMTGができる

仮想オフィスは集まることのハードルが低く、楽にMTGを開くことができます。
そのためMTGの機会を増やすことが可能です。
同じ場所にいないチームとはコミュニケーションの頻度が少なく、チーム感の醸成が難しいと感じている方は多いと思います。

私もチャットへの反応を多くしたり、信頼しあえるように会議での情報共有を細かく行なったりしています。しかし、同じオフィスで働いているチームと同じような関係性ほど踏み込みきれないと思っていました。
感情面だけでなく、業務においても影響があります。チャットだけで会話をしていると、細かいニュアンスが伝わらず、誤解が生じてしまうことがありました。例えばディレクター側は「まだ検討している」状態なのに、開発チームが「もう進めてよい」と勘違いしてしまい作業を進めてしまったことがありました。チャットは気づかなければ情報が伝わらないですし、何か伝える際も打ち込む時間がかかります。業務や意思決定のスピードも鈍化していました。
そこで、説明が込み入っているものや早く回答が欲しいトピックについては、仮想オフィスで10分程度のMTGをすることにしました。
5分後くらいに集合できるかをまずチャットで確認し、必要なメンバーが参加できるようであれば会議室に集まります。議題についての会話が完了したら即時解散します。
これにより、コミュニケーションロスによって生まれる誤解や業務スピードの低下を防げるようになりました。
短い待ち時間にちょっとした雑談を入れることができるので、直接会ったことはないながらも少しずつ親密になれているとも感じます。

文字起こしツールを入れられるので、英語でのMTGが楽に

オフショア拠点とのMTGには、コミュニケーターを介して日本語と現地語で話す場合と、全員英語で話す場合があります。誰も英語のネイティブではないので発音や言い回しが独特だったり、そもそも英語の理解が追いつかなかったりと、そこそこ英語を勉強していても会議中は不安が付きまといます。

私は「自動字幕起こし」を導入することでかなり楽に英語のMTGに参加できるようになりました。
自動字幕起こしとは、英語をデバイスが聞き取って字幕にしてくれる機能です。MTGの発言も聞き取って文字に起こしてくれます。
聞き取れなかった単語や理解が追いつかなかった箇所を文字で確認できるので、ない場合より自分の理解に自信が持てるようになりました。しっかり理解できるのでその場で質問や相談をこれまでよりできるようになり、会議の質を上げられていると思います。

これまでで一番役に立ったと感じたのは、新しい機能の実装に関する説明を聞いているときでした。間違いなく理解しないとこの後のタスクに影響が出るので、かなり緊張して臨んでいました。しかし字幕起こしがあるので、一瞬聞き逃したことも文字で追うことができ、余裕を持ちつつもきちんと漏れなく理解することができました。若手のうちは特に、全く知らない技術の話を聞く機会が多いのでマストで導入すべきツールだと思います。

私の場合はGoogle Chromeのユーザー補助機能にある「自動字幕起こし」を利用しています。Windows/Mac/Linuxで利用することができ、現在は英語のみ対応しています。精度が高く、ノンネイティブの英語も聞き取ってくれるので頼りになります。
このように他のツールと組み合わせて使えることも、仮想オフィスのメリットの一つです。
ブラウザの設定から簡単にオンにすることができるので、ぜひお試しください!

他のミーティングツールとの違い

コミュニケーションをとるだけなら、他にも会議ツールはたくさんあります。Google MeetsやZOOM、Slackの通話機能などは使ったことがある人が大半でしょう。
仮想オフィスの話を聞いても、すでにある会議用のツールでも良いのでは? と思われる方がいるかもしれません。
私は仮想オフィスと会議ツールは、コミュニケーションをする相手で使いわけるべきだと思います。弊社では仮想オフィスは一緒に働くチーム、会議ツールはクライアントなど社外の人と分けています。
仮想オフィスは頻繁にやりとりをするチームに向いています。すぐに集まることができるためです。ただし、オフィスに入れるためにアカウント発行が必要だったり、アカウントごとに料金が発生したりとオフィスに招待するのに障壁があります。ゲストとして招待することもできますが、この場合はURLを渡さなくてはならないので手間がかかります。
会議ツールは集まるたびにURLの発行が必要ですが、アカウント登録が必要でないことはメリットです。ツールの使い方もほぼ全員が理解しているので、入室までの説明も省くことができます。仮想オフィスでいつものメンバーと集まるよりは手間がかかるが、初めての人と集まる場合は会議ツールの方が簡単なのです。

上記を踏まえて、チーム内でのコミュニケーションを活性化させたい場合は仮想オフィスの導入を検討されてはと思います。

まとめ

海外拠点とのコミュニケーションは、同じオフィスに集まって働く場合よりも少なく、齟齬が生まれやすいと考えられています。
仮想オフィスを使うことでオンライン上で集まるハードルを下げれば、MTGの頻度を増やすことができ、口頭での情報共有が多くなります。それにより齟齬も減らせますし、意思決定のスピードアップ、業務外の交流促進にもつながります。
また海外チームとの壁となる言語も、ツールを使うことで緩和することができます。例えば文字起こしツールを入れることで、話されている英語を文字としても読めるようにし、理解の助けにすることも可能です。

海外チームと働いている方はぜひ、仮想オフィスの導入を検討してみてください。

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