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【スッキリ解決!】リモートワークでの部下の管理の仕方|マネージャー・管理職が仮想オフィス導入で解決したこと

リモートワークになってからこんな悩みを持つ方は多いと思います。

こんな疑問や不安にお答えしていきます。
今回の記事を読めばこれがわかる!

☑️  仮想オフィス導入で解決した進捗管理の事例
☑️  仮想オフィス導入で解決したコミュニケーション不足・モチベーション低下防止の事例

この記事を書いている僕はSupreme TechのSM(スクラブマスター)のヒコです。
※土曜の夜は必ずスキンフード (SKINFOOD) ブラックシュガーでスクラブをするのが習慣。(ウザくてすみません、本当はスクラムマスターでげす)

これまで50名以上の開発チームで5年間プロジェクトマネージャーを務め、日本とベトナム間でコロナ前からリモートワーク歴5年の生粋のザ・リモートワーカーです。
そんな僕が仮想オフィス導入で解決したリモートワークにおける問題点を詳しく解説します。

仮想オフィス導入で解決!テレワークにおける進捗管理の難しさ・その解決法

企業のマネージャー、管理職の方にとってチーム、プロジェクトのメンバーと業務のマネジメントを適正に行うことは重要なことです。現代では働き方の多様性を実現することが求められ、その一環としてリモートワークでの働き方にも適応していくことが必要です。
リモートワークにおける業務管理について、どのようなことが問題となっていて、仮想オフィスでそれらをどのように解決したかを見ていきましょう。

気軽でなくなったタスクの進捗管理

リモートワークと従来のオフィスワークとでは働き方が異なるため、従来と同様の管理方法のままではうまくいかないことが出てきます。これまでなんとなく管理できていた部下のタスク管理がリモートワークになって突如できなくなる。なんだか気軽にできなくなったと感じている人は多いと思います。それでは一体従来の管理方法とはどういった管理の仕方だったのでしょうか。

従来の進捗管理方法
業務の進め方、部下とのコミュニケーションの行い方がこれまでと異なります。
想像してみて下さい。オフィスに向かい、目の前に自分の部下が座っています。一緒に関わっているプロジェクトがあり、一部作業の進み具体で気になるところがあるときに、声をかけてサクッと聞いてしまいますよね。
「僕だったらそこはあえてSlackで確認するな」
「私だったら全員共通の進捗管理シートを使っているから問題ないわ」
そんな声も飛んできたような気がしています。

おめでとうございます。そのような方は元々リモートワークになっても問題ない進捗管理方法ができています。
しかし、皆がそのような働き方を普段からできているとは思えません。
「あのタスク問題なさそう?」こんな会話が飛び交うのがオフィスワークにおける従来の進捗管理方法ではないでしょうか。

リモートワークで必要とされる進捗管理方法
言うまでもなくSlackのチャンネルでのやりとりを行って他のメンバーの目が届くところでコミュニケーションを行ったり、Googleスプレッドシートを使ってタスクの進捗を可視化したりすることは、リモートワーク、オフィスワークどちらであろうとも必要なことです。

また、決まった頻度やタイミングで報告して進捗をマネージャーに伝える、もしくはマネージャーが確認するといったことを習慣化する必要があります。そのためには、一方通行の連絡ではなく、チームのメンバー全員がお互いの業務に関する情報を交換できるような週次でのアクティビティを設定することが大切です。メンバーの共通認識を持って進められるようにある程度のフォーマットを決めておくのも便利です。

仮想オフィス導入での変化

先に述べたオフィスワークとリモートワークの業務管理方法ですが、それらのギャップを埋めるという意味で、リモートワークのやり方という発想ではなく、「仮想オフィスを導入することによって、オフィスワークでできていたことと同様なことをリモートワークでもできないか」という視点から色々試してみました。その中で特に効果があったと感じた2点を解説していきたいと思います。

緊急度の高いタスクに対する迅速な対応
プロジェクトを進める中でさまざまな要因で状況は変化していくと思います。
普段はそんなに高い頻度での会話が必要なくても、状況によってすぐに連絡がとれる状態でいたい、必要に応じて会話がすぐできるようになっていてほしいというシーンはよくあります。
仮想オフィス上でも今誰が自分の周りにいるのか可視化されているので、リモートワークで部下との迅速な会話を実現できました。

小さな疑問点の解消
SlackやGoogleカレンダーでミーティングの調整はできますが、そのひと手間が面倒なときがあります。

例えば、「あのタスクのあの部分気になるな。でも改めて聞くことでもなさそうだしな。。。」
こういった感じで緊急度は高くないけれどコミュニケーションを取った方が良いシーンがあっても、これまでのリモートワークでは都度ZoomやMeetで手間がかかっていたり、Slackで聞くには細かすぎて説明が複雑だったりで会話をしないで気に留めておくという選択を取っていることが増えがちでした。

仮想オフィスを導入してからは、その会話が必要かどうかという微妙なラインの内容でも気軽な会話が生まれ、小さな疑問を都度解消できより一層認識齟齬を防止できる環境をつくることができました。

仮想オフィス導入で解決!テレワークにおけるコミュニケーション不足・モチベーション低下を防ぐ

リモートワークの課題として、当然ながら自然とコミュニケーション頻度は低下します。ここでは従来のリアルなオフィスワークでどのようにしてコミュニケーションが生まれていたかを考えると共に、仮想オフィスの導入によってどのようにしてリモートワーク環境下においてコミュニケーション頻度低下を防いだかを、マネジメント目線での2つの課題と照らし合わせてみていきます。

部下とのコミュニケーション頻度の低下

従来のリアルなコミュニケーション
オフィスで顔を合わせて仕事をしていた時には、目の前に部下がいるので、
 今日は〇〇くんは△△の業務をやっていて、楽しそうにしているな」
 「最近□□さんは昼食をあまりとっていないから体調が悪いのかな」
などお互いの状況が把握しやすい環境でした。
また、
「最近あんまりしゃべってないな」
「あ、ちょっとテンションが低いな」
と感じた時には、周囲の人は軽く声をかけたり、気晴らしにランチにでかけたりすることもできました。

このように、ちょっとした時間に近況を聞くことができたり、自然なコミュニケーションの発生で、相手の状況が理解出来ましたし、ノンバーバルな部分からもその人の状況を知ることが出来ました。
また、帰り道や休憩時に上司部下の関係を超えてたわいない雑談をしたりなど、仕事以外の何気ないコミュニケーションが関係性構築に貢献していたケースは少なくありませんでした。
当然ながらこれがリモートワークになると必然的にリアルなコミュニケーションに比べるとコミュニケーションの絶対量は減っていきます。
そうするとお互いの仕事だけでなく、体調、気分、など人それぞれのメンタルや感情の起伏なども見えにくくなります。

仮想オフィスで気軽に話せる環境づくり
オフィスで顔を合わせるレベルでのノンバーバル環境を作り出すことは難しかったですが、同じ部署の部下、プロジェクトのチームメンバーに朝出社した際はあたかもオフィスに来たかのように仮想オフィスに入ってもらいました。
そうすることで仮想オフィス上で毎日顔を合わせることになるので「誰かが近くにいる感じ」が断然強くなり、仮想オフィス導入以前のSlackでのオンラインマークでいるかいないか知るみたいなときよりも、気軽に話せる雰囲気ができました。
その雰囲気ができたことによって結果的に部下との雑談も増えました。

部下のサボりとやる気の低下

リモートワークは仕事に対するモチベーションを下げる弊害がたくさん考えられます。自宅で集中力が続かない、オンとオフの切り替えができない、オフィスワークであったような上司からの仕事管理がなく良いプレッシャーがないなどです。
それらはサボる、やる気の低下の言い訳になる可能性があります。
そんな部下が抱える懸念を解消するには、まず自分やメンバーの“安心安全な関係”をつくることが重要だと思います。

ここではなぜ仮想オフィスがその関係づくりを促進したのかを解説します。
雑談から安心安全な関係作り
相手(部下、チームメンバー)に意識を向けて、相手のことを知り、自分のことを伝えられる関係性をつくること。これが“安心安全な関係”です。
これは単に仕事の状況を伝え合うということだけでなく、今の自分の状態(個人的な状況、体調、思いや感情等)も含めて共有しあえる環境があることが大切になってきます。

リモートワークをすると言っても環境は人それぞれです。

物理的な制約を受けることもあれば、家族構成によって制約を受けるなど様々な状況下でストレスを感じながら仕事をしている時も、自分の感情を誰かにシェアできる関係性が出来ているとサポートが生まれやすいと思います。

そこで僕が行ったことは、仮想オフィスを利用して部署やプロジェクトメンバー全員に常時仮想オフィスにいてもらうようにお願いをして、オンライン雑談を推奨しました。それを行うことによって、オフィスワークであったような雑談の数が導入以前よりも増加しました。
それを通じて互いの距離を縮め、何かあった時に気軽に相談できる安心安全な関係性を築くことの一役を買ったのではと思っています。

こういった環境作りは、孤独感を感じやすいリモートワーク時代では特に重要ではないかと思います。
公私の境目がつきづらく、お互いの日常が見えにくくなるからこそ、このような関係性が今まで以上に大切になってくるだろうと感じています。 

まとめ

リモートワークでの業務とモチベーションの管理は、これまでのオフィスワークとは事情が異なる点が多く、気をつけること、進め方など世の中にたくさんの情報がベストプラクティスとして存在しているため、結局どうすることが管理する上でいいのか迷ってしまいます。

しかし、今回ご紹介した仮想オフィスの導入で様々なことが解決できると思っています。
「仮想オフィスなんて。。。」と思っている方、これから使ってみようという方はぜひ参考にしてみてください。
ちなみに僕らが使っている仮想オフィスツールはこちらです。
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