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【仮想オフィス活用】オンライン社内勉強会のススメ|リモートでも社内コミュニケーション促進!

ベトナム拠点、ビジネスアナリストの長野です。
最近はコロナの影響で完全リモートワークの方々も多いかと思います。私はベトナムの開発拠点で約6年程、日本にいるクライアントさんと、プロジェクト開始時から毎日リモートでコミュニケーションをとっていたのでコロナ禍でも働き方に変化はありませんでした。

今回はリモートワーク時のコミュニケーションツールとして、弊社で使っている「仮想オフィスツール」を利用して、社内勉強会を行うためのポイントや、実際に自分が行っている勉強会の例を紹介したいと思います。コロナ禍の社内勉強会がなかなか上手く出来ない…という方の参考になれば幸いです。
(仮想オフィスってなに?!そんな方はリモートワークの救世主!?仮想オフィス(バーチャルオフィス)を実際に導入してみてわかったリアルオフィスとの住み分けを参照ください。)

今回の記事を読めばこれがわかる!

☑️  オンラインでの勉強会を上手く行うコツ 
☑️  勉強会に役立ちそうなツール 
☑️  実際に自分のチームで行っている勉強会を紹介

オンラインでの勉強会を上手く行うコツ

どのように全員参加型に出来るか?を考えてみる

勉強会でまず大事なのは全員参加型の会にすることではないでしょうか。
参加したい人のみで集まっていたとしても、人数が増えれば増えるほど全員参加型の会とは離れてしまいがちになります。
自ら発言する人もいればそうでない人もいて、その勉強会でどれだけ吸収できたか?に差が出てしまうことも考えられます。

勉強会を開いて欲しいと社内で頼まれて困った場合には、下記のような対策が挙げられます。

①に関しては、まず、「発言をする」ということが「全員参加型」にすることだと考えています。「発言をする」=「自分の意見を述べる」=「自分の頭で考える」というように、参加者全員があるトピックに対して自分で考えるという時間が必然的に発生します。これを発生させるためにはどんなことが出来るか?を考えてみます。
例えば過去に下記のようなことを行いました。

仮想オフィスだと、部屋の中で隣や前に誰かがいるようなUIなのでZoomやGoogle Meetよりも参加者との距離が近いように感じます。また、Today.lyのGridモードは全員のビデオ表示枠を大きくとっていて参加者の表情がよく見えるので、自分が喋っている時の相手の反応もよく見れて、リモートワークでよくありそうな一人で喋っている感が軽減されます。
②に関しては、参加者が何を求めているか?を測るためにも大事かと思います。
勉強会を開く、といっても例えばざっくりした「ITの知識に関して勉強会を開いてほしい」と頼まれた場合、人によって学びたいことが異なるので、どんな勉強会にすればいいのか悩みます。
こんな場合は、参加希望者にまずアンケートを取って、「今何を学びたいか?」「業務のどんなところで困っているか?」「どんな勉強会だと嬉しいか?」などを聞いてみるのも有意義な勉強会にする1つの案だと思います。

ビデオオンの重要性とは

オフラインの場合は必然的に相手の顔が見えている状態ですが、オンラインの場合はビデオのオンオフ機能があるので顔を見せない選択肢も選べます。ビデオオフにしていると、例えばこのようなことが考えられます。

自分も経験があるのですが、特に勉強会などは自分が喋っていて周りは皆ビデオオフの時は、反応が見えづらく、伝わっているかな?と不安になります。
ただ、ここは強制をするものでもないと思うので、私が考えたのは身近な人から徐々に広げていく、ということです。
例えば10人中1人がビデオオンにしている場合と、10人中8人がビデオオンにしている場合では残りの人たちも自然とビデオオンになるのでは…という考えです。
実際そのような結果になるのかまだ明確な回答が出ていないのですが、自分のチームの勉強会で絶賛検証中です。

勉強会はなるべく業務時間内で行う

リモートワークだと、普段の通勤の時間や朝の準備の時間を短縮できるので、割と業務後も時間があるように感じるかと思います。
これはオンラインに限らないとは思いますが、勉強会はなるべく業務時間内で行うのが良いと思っています。
理由としては、業務時間内という決められた時間の方が参加者も会に集中すると思っているからです。
業後の勉強会は決められた時間を過ぎてもなんとなくダラダラしてしまう印象があります。ですが、業務時間内であればその後にミーティングがあったり、やらないといけない業務がその前後にあるのできっちり時間内に勉強会を終わらせるという意識が自然と参加者にある印象です。

チームプレゼンの際に複数画面シェア

仮想オフィスToday.lyの便利な機能の一つとして、複数人が同時に画面シェアをすることができます。例えば、Zoomの場合には1人が画面シェアをしている場合に他のメンバーは画面シェアが出来ず、毎回画面シェアをし直す必要があります。ですがToday.lyだと、複数人が同時に画面シェアをし、シェアしている人をタップして切り替えるだけで簡単に画面シェアが出来るので、グループに分かれて行う勉強会などでもスムーズに進められてとても便利です。

勉強会に役立ちそうなツール

仮想オフィスのみではなく、他のツールと併用してより勉強会を充実させることができます。

アイデア共有のホワイトボードのようなもの

例えば参加者の意見やアイデアを集めたい場合に、ホワイトボードの役割を果たしてくれるツールが便利です。オフラインには無い良さとしては、以下が考えられます。

こういったオフラインのボードを使ってのアイデア出しは準備や場所も必要ですが、オンラインの場合は基本的にインターネット環境と端末があれば簡単に準備が整います。
無料で使えるMiroはよく使っています。色々なテンプレートが準備されていて、使いやすくおすすめです。

何かを図で説明したいときに役立つもの

なかなか言葉だけでの説明が難しい場合に、図で説明をしたいケースもあるかと思います。私は普段から、日本語が母国語でないメンバーと働いているのでこういった図で説明できるものは勉強会のみではなく仕事内でもとても便利です。
よく使うのはGoogleのjamboardです。
シンプルで必要最低限の機能しか入っていないので、サッと図に起こして説明したい場合に便利です。
紹介した以外にも便利なツールは沢山あるので、オンラインでの勉強会で「ここが不便だな」と思ったところがあればそれをカバーできるようなものが無いか探してみることをおすすめします。

実際に自分のチームで行っている勉強会を紹介

では実際に自分が行っている勉強会の方法を紹介したいと思います。

どんな勉強会だったら皆が参加したくなるか?を考える

勉強会は基本的に任意参加です。
ですが、せっかく行うのであればチームメンバー全員参加してくれて、かつ参加者全員に意味のある会にしたいですよね。
私もそう思い、まずはどんな会だったらそれを満たせるか?を考えてみました。
自分のためになる勉強会でないと参加者が減ってしまうので、私が思いついたのは、「それぞれが今週知った新しい言葉を持ち寄りそれについて調査し説明しあう」という会でした。
これであれば、自分の分からない言葉を持ち寄って、自分よりも知識豊富なメンバーもいるので、参加したくなるかなと思いました。

チーム分けし、少人数にバランス良く分ける

勉強会では、普段の業務に役立つ要素も取り込みたかったので、そこも意識しました。では次に実際に普段の業務に役立たせるためにどんな方法でこの「それぞれが今週知った新しい言葉を持ち寄りそれについて調査し説明しあう」会を行えるか考えてみました。
私の仕事は、人に何かを説明することがとても多い仕事です。
誰かに聞いたことを自分で理解し、自分の言葉で誰かに説明する能力が必要です。
なので、この会は、各チームに分かれてそれぞれのチームで別のチームの持ち寄った言葉を調査してそれを発表する、という方法にしました。

チーム構成としては、

のように会社内のポジションに応じてバランスよく分けました。
流れとして下記のような感じです。

2の各チームでの準備ですが、シニアビジネスアナリストのメンバーは自分の業務のみでなく人に教える、ことも求められるポジションなので基本的にチーム内を誘導するような役割です。
ビジネスアナリストのメンバーは割と発言も多い印象なので、アソシエイトビジネスアナリストが置いてけぼりにならないように各チームのリーダーであるシニアビジネスアナリストが上手く話を振りながら、各チーム10分間今週新しく知った言葉についての説明を準備します。

また、仮想オフィスだとこういった各チームに分かれての相談も、物理的な場所が不要で仮想オフィス上で空いている部屋を見つけてそこで話し合いがすぐに行えるのでとても便利です。
実際のオフィスだと部屋を押さえたり移動したりと少し面倒くさいのですが、その点は手間と時間を短縮できるのでとても便利です。
実際にこの方法でやる、と決めたのも、参加者候補全員にアンケートを取って決めました。

定期的にメンテナンス

一度決めた方法でずっと行わないといけない、ということは無く、定期的に見直してメンテナンスを入れることも必要だと思っています。
実際にGoogleフォームなどでアンケートの作成も簡単に出来るので自分もよく使っていて、以下のようなアンケートを取ったりしています。

同じ方法で毎週行うのも飽きてくるので、
「ちょっと最近マンネリ化しているな」「業務的な感じになっているな」
と感じたらこのように参加者に再度アンケートを取って現状の方法を改善したり、新しい方法に変えてみたりする1つの手です。

まとめ

今回はコロナ禍の勉強会について紹介しました。オンラインでの勉強会の良さも沢山あるので、色々と試して改善しながら皆さんぜひ勉強会を楽しんでください!
また、私たちが使っている仮想オフィスツールはこちらです。
Today.ly
詳細が気になる方はぜひお問い合わせフォームからご連絡ください!

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