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リモートワーク時代の新しい働き方に対応する仮想オフィスSaas「Today.ly」

世界中で働き方が変わる今、株式会社Enlytでもリモートワークが進み、仮想オフィス『Today.ly』を業務に取り入れ、活用しています。

仮想オフィスとは、オンラインに構築された擬似的なオフィスのことで、その中で本物のオフィスのように社員やクライアントとコミュニケーションをとることができます。

本記事では、
・仮想オフィスって何が良いの?
・Today.lyで何ができるの?どんな機能がある?
・いつ・どこで・どうやって使えば良いの?

上記のような疑問にお応えしていきます。

今回の記事を読めばToday.lyのこれがわかる!

☑️ 仮想オフィスToday.lyの特長
☑️ ここが便利!Today.lyの機能
☑️ Today.lyの効果的な使い方

この記事を書いている私は、、、
ベトナム在住6年目、オフショア開発拠点で働いています。日本のクライアントとは普段からリモートでコミュニケーションをとっています。最近はコロナの影響で6ヶ月ほどフルリモート勤務が続いており、社内でもToday.lyを活用して業務を行っています。

「リモートチームのためのオフィス空間」Today.lyがリモートワーク疲れを解消してくれる2つの理由

リモートワークを続けていると、こんな悩みを持つ人も多いのではないでしょうか?
「オフラインのような一体感がなく、孤独を感じる」
「雑談がなくなり、コミュニケーションがとりづらくなった」

Today.lyは、そんな課題を解消してくれます!

社員同士のつながりが感じられる

Today.lyでは、オンライン上で出社し自分の席に着き、他のメンバーがどこにいるかも見えるようになっています。まるで「そこにいるかのような感覚」で一緒に仕事ができます。

従来のリモートワークでは、一度Web会議ツールの通話を切ってしまえば、他のメンバーがどこで何をしているのか把握するのは難しいです。

Today.lyではアイコン画像を自由に変えることもでき、話していない時間もアイコンを見て「あのメンバーが出社しているな」と一目で把握できます。

このように、一緒に仕事をしている感覚を共有することが可能です。

ちょっとした会話が気軽にできる

Today.lyでは、メンバーに気軽に話しかけることができます。

ミーティング用のリンクを作ったり貼ったりする必要もありません。チャット機能がついているので、メッセージを送って会議室やラウンジに移動、パッと会話を始めることができます。

リアルなオフィスでは、ちょっと分からないことがあれば隣の上司に聞いてみることができました。また、隣り合った社員との何気ない会話から、新しいアイディアが生まれたりすることもあったでしょう。

しかし、リモートでは相手が話しかけて良い状態かどうかも分かりづらく、会話をはじめるハードルが上がってしまいました。

Today.lyはそのハードルを低くし、お互いに話しかけやすい環境を生み出してくれます。

Today.lyの便利な機能3選

Today.lyには、コミュニケーションを促進する様々な仕組みがあります。その中から3つをご紹介します!

登録いらず!リンク共有のみで誰でもオンラインミーティングに参加できる

Today.lyにはリアルオフィスのように会議室がありますが、ログイン済みの社内メンバーだけでなく、クライアントもゲストユーザーとして会議室に招待することができます。

招待の方法は簡単!会議室のURLをコピーして共有するだけで完了です。

ゲストは、登録することなくすぐに会議室に入り会話をスタートできます。

一方で、部屋に鍵をかけてアクセスを防ぐこともでき、セキュリティ面でも安心です。

リアルな会議室!複数人が同時画面共有も可能

会議室はリアルなオフィスが再現されており、各々の席とホワイトボードが用意されています。
下記の画像に見える椅子の数より多く、最大50名まで入室することができます。※椅子の数よりも人数が多い場合、グリッドビューに変更すると全員を見ることができます。

画面共有をすると、共有した人がホワイトボードの前に立っているUIになります。

また、画面共有は複数人同時に行うことができ、共有者のアイコンをクリックすることで、閲覧者は共有された画面をすぐに切り替えられます。

左上赤枠内で共有されている画面を切り替えられる

部屋からも手軽に参加できるWeb会議は便利ですが、対面の会議に比べて相手との距離を感じやすく、臨場感に欠けがちでした。

Today.lyはリアルなオフィスが再現されたUIになっているため、まるで対面会議のような臨場感が生まれるのです。

ラウンジでカジュアルな交流も!

広々としたラウンジは、会議室よりもカジュアルに、リラックスして話す場として最適です。

ラウンジ内は自由に動き回ることが可能で、移動すると対面のようにお互いの声が近づいたり遠くなったりします。

遠くの声は聞こえないので、いくつかのグループに分かれて立ち話をしたり、別のグループに近づいて話しかけにいく、なんてこともできます!

Today.lyの効果的な使い方事例3つ

株式会社Enlytでは、Today.lyを実際の業務の中で使っています。弊社ではどんな風に活用しているのか、3つの事例をご紹介します!

事例①部下とのコミュニケーション促進

リモートワークでコミュニケーション頻度が下がると、上司は部下の様子を把握しづらく、部下のモチベーションの低下にも繋がります。

そこで、Enlytのプロジェクトマネージャーは、Today.lyを利用して部署やプロジェクトメンバー全員に常時いてもらうようにお願いをし、何かあったら話かけることを推奨しました。

すると、オフィスワークであったような会話の数が増加し、何かあった時に気軽に相談できる関係性を築きやすくなりました。

他にも部下とのコミュニケーションで工夫したことを知りたい方、詳細は【スッキリ解決!】リモートワークでの部下の管理の仕方|マネージャー・管理職が仮想オフィス導入で解決したこと でご覧ください!

事例②「強制雑談企画」の実施

こちらは新卒社員が企画した、Today.ly上での雑談タイムです。「毎週火曜と木曜、12:00のお昼どき」「フランクにするためビジネス的な内容は基本NG」「トークテーマをもとに話す」と時間やルールを決めて実施しました。

その結果、自然と仕事にメリハリがついたり、会議でも社員が積極的に話すようになったりと、良い効果が得られました!

【雑談はバカにできない】リモートワークも『雑談』で活性化!実際にやってみたリモート雑談企画! にて、雑談の重要性や、話す時のコツをまとめています。こちらもぜひ合わせてお読みください!

事例③社内勉強会の実施

ベトナム開発拠点の日本語話者メンバーで実施している勉強会企画です。

業務で見聞きした新しい言葉を出し合い、小グループに分かれて言葉の意味を調べ、最後に全員の前で解説していくというもの。

このようなグループワークをする際、オンラインではいちいちURLを発行したり、オフラインでは会議室を複数抑えたりとなにかと面倒なものです。

その点、Today.lyは空いている部屋を見つけてすぐに移動ができるので、グループワークにも向いています!

具体的な勉強会の進め方や、上手く行うコツは【仮想オフィス活用】オンライン社内勉強会のススメ|リモートでも社内コミュニケーション促進! で詳しく解説しています!

まとめ

仮想オフィスToday.lyの特長や便利な機能、使い方をご紹介しました。

Today.lyを使うことで、チームのコミュニケーションを促進し、一体感を高めることができます。
「ちょっと気になっている」「試しに使ってみたいかも」という方、お問い合わせよりお気軽にご相談ください!

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